Le coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique permet désormais d'archiver facilement et en toute sécurité tous vos fichiers sensibles. Le particulier y accède à tout moment et de n'importe quel endroit via un accès internet. À la différence d'une simple sauvegarde sur ordinateur, ce service permet l'externalisation des fichiers, à l'abri des pannes d'ordinateurs, incendie, inondation, vol ou encore d'un plantage de disque dur externe. En effet, en mettant les documents électroniques de l'ordinateur sur le coffre-fort numérique, ils sont stockés sur différents serveurs.

Le marché du coffre-fort numérique est en plein essor. La nouvelle loi sur la dématérialisation des bulletins de salaire et l'essor constant des échanges électroniques expliquent en partie ce phénomène. De plus, ce service permet aux sociétés de s'assurer contre les pertes ou les destructions des données. Il peut également mettre en place une structure d'archivage de documents à valeur juridique, sauvegarder l'intégrité de l'information et permettre l’accès en ligne permanent aux fichiers. Par sécurité, cet accès est bien évidemment limité aux seules personnes autorisées.

L'ordonnance du 8 décembre 2005 régit les échanges électroniques entre les usagers et les autorités admistratives. La gestion des factures sur papier, véritable cauchemar pour les entreprises comme pour les particuliers, a fait que beaucoup se tournent désormais vers ces coffres-forts numériques. Parmi les offres pour ce genre de service, la mutuelle MMA propose gratuitement à ses clients un espace de stockage limité à 100 mégaoctets. L'assureur Allianz a mis au point un coffre-fort communicant permettant à votre opérateur économique d'y adresser vos factures.

Les fichiers numériques obtenus en scannant des documents papiers n'ont juridiquement pas la valeur des originaux. Ainsi, considérés comme des copies, ces documents peuvent être contestés en justice dans leur sincérité et dans leur fidélité. Une des solutions à ce problème consiste à garder la copie dans un coffre-fort numérique sous forme d'un document numérique type PDF. Ce procédé présente au moins l'avantage d'attester la date du fichier numérique et son absence de modification depuis. À ce jour, ni la loi ni la jurisprudence n'ont encore eu l'occasion de se prononcer sur ce nouveau système de conservation des documents.